Как эффективно внедрить ЭДО для работы с контрагентами. Опыт экспертов RAMAX Group

В данном случае «спасательным кругом» выступают системы электронного документооборота (ЭДО), активное развитие которых началось после 2010 года с принятием нормативно-правовых актов, регулирующих электронный документооборот, в частности, приказов ФНС о порядке представления электронных документов и выставления электронных счетов-фактур. 

Наряду с изменениями форматов электронных документов в течение последних лет происходили существенные трансформации всего документооборота. Например, введение цифровой системы маркировки товаров «Честный ЗНАК» (2019), учет импортных товаров с помощью национальной системы прослеживаемости товаров (2021), переход на новый формат электронной подписи (2021), утверждение форматов для новых видов документов, таких как электронные транспортные накладные (2022), а также обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) (2023).

Реализация электронного документооборота с контрагентами

В первую очередь важно оценить условия и варианты взаимодействия, в частности проанализировать объем документов для цифровой передачи, их виды, количество контрагентов, а также сервисы в разрезе операторов ЭДО. Помимо этого, важно провести анализ порядка использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), необходимость интеграций с внешними сервисами и внутренними системами, регламент предоставления отчетов в ФНС. Выявление точных потребностей позволит подобрать оптимальное решение – это может быть система обмена, интегрируемая с операторами ЭДО, коннектор при работе из учетной системы и т.д.

Как показывает наша практика, крупным компаниям с большим количеством пользователей, работающих в определенных программах, стоит задуматься об интеграции ЭДО с уже привычными для них системами. Эти меры позволят сократить затраты на обучение пользователей и более эффективно выполнить проект внедрения, уменьшив сопротивление рядовых сотрудников. По нашему опыту, такие проекты проходят максимально успешно.

При этом наибольший эффект даст автоматизация сквозных бизнес-процессов, проходящая по всему IT-ландшафту компании. Недостаточно просто отправить или получить документы посредством ЭДО – скорее, это будет только первым шагом. Далее же следует использовать всю имеющуюся аналитику, рассмотреть возможность использования дополнительных атрибутов документов, на основании значений которых расширить автоматизацию. Таким образом, компания сможет разделять потоки документов по бизнес-критериям, автоматически создавать, обрабатывать и передавать сущности в смежные модули и интегрируемые корпоративные системы для обеспечения непрерывности бизнес-процессов, кратного снижения сроков и затрат при работе с документами.

К примеру, при реализации экспертами RAMAX Group проекта по внедрению ЭДО для крупной транспортно-логистической компании был разграничен поток документов по основным бизнес-направлениям – пассажирским и грузовым перевозкам – на основе дополнительных передаваемых контрагентами аналитик. Помимо этого, был настроен функционал, который позволил классифицировать документы по видам договорных отношений: с дочерними компаниями, с агентами, работающими за комиссионное вознаграждение и т.д. 

Работая над проектами по внедрению ЭДО для цифровизации процесса взаимодействия с контрагентами, мы замечаем, что с каждым годом расширяется перечень областей, где требуются данные сервисы. Например, с текущего года переход на электронный документооборот становится обязательным для бюджетных учреждений. Считаем, что в ближайшие годы ожидается дальнейший рост подключений к ЭДО, а также количества передаваемых документов. Кроме того, сейчас активный фокус направлен на развитие международного ЭДО (МЭДО) и усиление контроля со стороны регулирующих органов.

Потенциал дальнейшего развития ЭДО мы видим не только в обмене документами между организациями, а также во взаимодействии компаний и учреждений с различными государственными сервисами. 

Авторы: 

Лариса Тюминкина, руководитель направления электронного документооборота и систем управления документами, RAMAX Group,
Арина Емельянова, специалист направления электронного документооборота и систем управления документами, RAMAX Group.


Источник: Клерк.ру