Process Mining для внутреннего аудита компании

В привычной практике внутреннего аудита есть ряд проблем, мешающих эффективному проведению оценки. Как эту ситуацию может изменить применение технологии Process Mining?

«Внутренний аудитор» – термин, заимствованный из английского языка, и в штатном расписании компании не всегда встречается такая должность. Определимся с ролью внутреннего аудитора – какие задачи решает, с какими проблемами сталкивается. А соответствующую роль внутри своей компании читатель назовёт сам.

Внутренний аудитор регулярно оценивает работу отдельного бизнес-процесса или подразделения в компании. Цель – убедиться в том, что процесс выполняется оптимально с точки зрения влияния на ключевые показатели (прибыль, качество клиентского обслуживания, юридические и финансовые риски и т.п.). Если необходимо, аудитор предложит изменения процесса или его новую структуру при невозможности устранения зон неэффективности в текущей.

В привычной практике внутреннего аудита есть несколько проблем, мешающих эффективному проведению оценки.

Первая – нехватка объективной информации. Традиционно аудит начинают с опроса сотрудников, а результаты используют как базу для сбора и анализа цифровой информации – отчётов, истории исполнения конкретного процесса и т.д. Недостаток в том, что интервью очень субъективно – люди излагают свой взгляд на процесс, часто опуская важные нюансы: забывают детали процессов, приукрашивают ситуацию, пересказывая текст регламентирующих документов, а не описывая реальность.

Вторая проблема вытекает из первой – низкое доверие к результатам опросов.

Любое негативное замечание прямо или косвенно отражается на оценке эффективности руководителя анализируемого подразделения. Это вызывает у него желание оспорить результат работы внутреннего аудитора или изменить трактовку вывода с «так плохо» на «так, наверно, плохо, но другого способа нет». В ситуации, когда у аудитора была неполная информация, он заведомо оказывается в проигрышной позиции. И, за исключением вопиющих случаев, результат аудита никак не используют.

Ситуацию может изменить применение технологии Process Mining. Это увеличит стоимость аудита, но клиент получит объективную оценку, основанную на полной информации, и сможет запустить изменения. Экономический эффект превысит затраты на анализ многократно.

Использовать Process Mining для проведения аудита можно с помощью специального ПО, предназначенного для анализа бизнес-процессов с применением этой технологии. Рассмотрим, как можно проводить такой анализ, на примере инструмента Promease от отечественного разработчика «Промиз Софт».

Прежде всего нужно получить карты анализируемых процессов. Для этого ПО Process Mining необходимы данные из информационных систем, в которых осуществляется исследуемый процесс, (например, 1C, Галактика или SAP). На основе этих данных ПО автоматически извлекает карты процесса и вычисляет процессные метрики. Аудитор должен получить данные из информационных систем в виде текстового файла и загрузить этот файл в решение. Для выполнения такой операции в 80% случаев компания может обойтись собственными силами, от аудитора нужны только базовые знания по работе с отчётами.

Карта процесса в Promease показывает нагрузку на участках процесса и рассчитывает производительность.



В реальности процессы сложные. И основные методы исследования до Process Mining (ручное картирование и анализ) уже не справляются с нынешними требованиями актуальности и точности. 

Типичная карта реального процесса средней организации: 



В Promease разработан специальный аналитический инструмент идентификации проседающих частей процесса – модуль инсайтов. При его запуске программа автоматически рассчитывает коэффициенты значимости сложных участков, ранжирует их по порядку и показывает топ-N прямо на карте процесса.

При наведении на каждый участок видим: 

• Насколько значим участок, как влияет на производительность процесса
• Каков вклад в абсолютной и процентной оценке в среднюю длительность/производительность процесса; насколько сократится процесс в случае, если этот элемент свести к нулю («Влияние на среднюю длительность»).
• Какую выгоду можно получить, взяв участок под контроль и устранив излишне затянутые процессы («Издержки процесса по качеству») 

В проекте по анализу деятельности логистического оператора Promease мгновенно обнаружил скрытый участок, который неявно отвечал более, чем за 15% потерь времени.

Существуют также специализированные, процессно-ориентированные инструменты статистического анализа, которые позволяют посмотреть на изменение процесса во времени – концептуальный дрифт. Иногда процессы меняются незаметно для их владельцев, что несет организационные риски, и аудитору полезно иметь у себя в арсенале инструмент выявления таких изменений. 

Точки на графике показывают, что либо в анализируемом периоде существует две модели процесса – до и после изменений, либо в текущем процессе произошли скрытые изменения, о которых важно знать его владельцу.  

Аномальное поведение, не предусмотренное регламентами и нормативными документами, встречается даже в хорошо налаженных процессах – структурно-сценарный аудит выявляет и подсвечивает такие нарушения.  

Заключение 

В рамках этой статьи мы привели примеры того, как внутренний аудитор с помощью технологии Process Mining может найти зоны неэффективности и аргументировать результаты своего анализа руководству, в том числе разобрав конкретные случаи прямо в ходе обсуждения.  

В любой компании, где есть внутренний аудитор, вряд ли будут очевидные проблемы или серьезные риски в ключевых процессах. Но использование технологии Process Mining помогает выявлять проблемы «второй очереди» – скрытые, нерегулярные, но способные снизить эффективность всего процесса.  

В случае, когда компания чувствует себя еще не готовой к полностью самостоятельному использованию технологии Process Mining, на помощь может прийти внешний консультант. 

Существует несколько сценариев помощи в первых шагах использования технологии:  

1. Проведение оценки бизнес-процессов «под ключ» внешним консультантом.
Участие заказчика понадобится только на этапе формирования рекомендаций и совместной защиты результатов оценки. В этом случае клиенту не нужно покупать лицензию на ПО. 

2. Заказчик сразу покупает лицензию для регулярного применения ПО.
В этом случае первый проект цифрового аудита проводится в совместной команде. В рамках выполнения этого проекта внешний консультант обучает методике применения технологии, благодаря чему заказчик получает необходимые компетенции для дальнейшего самостоятельного использования Process Mining.