5 типичных ошибок в построении бизнес-процессов компании: исправляем с помощью Process Mining

Как много вы знаете о том, что происходит в работе вашей компании с ежедневными операциями отдела закупок, бухгалтерии, логистики, производства, маркетинга и отдела продаж?  

№ 1. Незначительные ошибки

Ошибки в работе происходят в каждой организации, и это неизбежно. Но в крупной компании количество небольших, повторяемых ошибок растет лавинообразно, и большинство из них приходится исправлять вручную, в авральном режиме. Если посчитать, на это тратится огромное количество времени и денег.  

Как этого избежать?

Крупные компании используют IT-решения, которые учитывают и показывают данные ошибки, помогают найти способ экономить ресурсы организации.

№ 2. Потеря контроля

Из-за огромного числа операций, ошибок и меняющихся процессов вы теряете счет количеству этапов и дедлайнов, перестаёте понимать, что происходит в целом. Подумайте не только о случайных ошибках, но и преднамеренных отклонениях от согласованного процесса, о задержках сторонних подрядчиков.

Не лучше ли иметь готовое IT-решение для оптимизации бизнес-процессов?

Например, решения, основанные на технологии Process Mining. Они осуществляют анализ журналов событий из баз данных и создают графическое представление рабочих процессов, позволяют внести улучшения в организацию процессов, контролировать ситуацию и отслеживать изменения в онлайн-режиме.

3. Регламент, регламент, регламент

Для поддержания контроля и порядка в организациях используют регламент бизнес-процессов и стараются придерживаться прописанных процедур. Но зачастую, его составляют не участники бизнес-процесса, а руководители, бизнес-консультанты, методисты, и до исполнителей информация доводится в виде негибкого набора правил.

Составители регламента часто не знают процесс изнутри и не видят, что из инструкций полезно для работы, а что никто и читать не будет. Фактически, без прозрачности самого процесса нет возможности гарантировать, что все работает как планировалось.

Что можно сделать для повышения прозрачности процесса?

Провести обучающие семинары по соблюдению регламента, привлечь специалистов и непосредственных исполнителей для составления инструкций. А можно использовать IT-технологию Process Mining и на основании объективных данных, взятых из базы данных предприятия, определять цели и этапы бизнес-процесса, назначать обязанности членам команды по цепочке исполнения, даже если это сотрудники разных отделов или филиалов.

4. А у нас вот так...

Проблема крупных компаний — это несогласованность действий в выполнении бизнес-процесса между подразделениями. Сотрудники разных отделов могут проводить одни и те же операции по-своему, не согласовывая это между собой или не отчитываясь своевременно об исполнении задачи. Отсутствие прозрачной схемы выполнения этапов процесса и единой системы контроля приводит к дополнительным временным затратам на согласования, выяснения, систематические «откаты» на более ранние этапы и, в конечном итоге, к финансовым потерям.

Такие технологии как Process Mining используют автоматическую проверку соответствия бизнес-процесса регламенту, показывая, где реальные процессы отклоняются от заданных стандартов. Технология может дать приоритетный список критических отклонений и их влияние на процесс с точки зрения времени и затрат.

5. Я человек маленький

Руководители зачастую не думают, что важно вовлекать сотрудников - независимо от должности, - в бизнес компании, чтобы они работали с максимальной эффективностью. Руководитель должен планировать процесс, контролировать исполнение и гарантировать, что сотрудники понимают свой функционал. Даже если вся бизнес-цепочка работает без сбоев, когда сотрудники не видят своей роли и вклада в общее дело, они будут работать хуже.

С помощью Process Mining вы следите за прогрессом в достижении поставленных задач практически в режиме реального времени и видите, что все члены команды, в том числе и из разных отделов, берут на себя ответственность за их исполнение. Если сотрудник осознает, как работает весь процесс, и действует в соответствии с ним, он лучше понимает свою роль в организации и то, какое значение имеет его работа.

Process Mining решает вышеперечисленные проблемы, используя данные из существующих IT-систем компании. С помощью технологии можно проводить реорганизацию и повышать эффективность рабочих процессов на основании подтвержденной объективной информации, заранее просчитывать результаты изменений и достигать поставленных целей быстрее конкурентов.