Process Mining – цифровая технология для повышения эффективности процессов и производительности работы людей

Сегодня Process Mining – это не что-то удивительное. Многие компании, причем из абсолютно разных отраслей, слышали и применяли данную технологию в своей деятельности. Или хотя бы пытались, но что-то пошло не так... Все дело в правильности ее использования для получения нужного компании эффекта.

В данном материале я хочу донести ценность Process Mining для бизнеса, показав, что польза данной технологии состоит в получении конкретных фактов, выстраивании реальной модели массового бизнес-процесса, а не в построении «идеальной», регламентированной картины без учета различных вариантов реализации тех или иных событий. Помимо этого, поделюсь своими мыслями по поводу тенденций развития Process Mining в ближайшем будущем. Но для начала немного истории.

Как все начиналось

В далеком 1997 году голландский профессор Вил ван дер Аалст пытался принести пользу обществу и своему банковскому счету, создав библиотеку типовых бизнес-процессов для компании.

Это был тот период, когда разработчики ПО поняли: перед тем как что-то создать, следует определить вместе с заказчиком, что именно нуждается в автоматизации. Так наступил рассвет всевозможных нотаций для формального описания процессов: IDEF0, UML, EPC, BPMN и др. Однако сразу же возникла проблема – описать все нюансы процессов так, чтобы диаграмма не превратилась в нечитаемый хаос из линий и квадратиков.

Ван дер Аалст хотел создать типовые читаемые способы описания таких историй, как «эскалация после срыва всех сроков», «изменения в последний момент» и «многократные согласования». В ходе решения этой задачи появилось понимание, что дело не в нотации, а в отсутствии информации – никто вообще не описывал детально свои процессы. И вот тогда ему в голову пришла идея: поскольку многие процессы уже автоматизированы и в информационных системах остаются «следы» в ходе выполнения работ, то, вероятно, можно сделать «реверс инжиниринг» – восстановить картинку процесса по информации о том, как он выполнялся. Так появился Process Mining.

Ближе к 2012 году начались первые серьезные коммерческие проекты в крупнейших корпорациях, таких как Siemens, BMW или Lufthansa. Несколько позже, в районе 2020, появилась вторая технология-компаньон – Task Mining, которая в отличие от Process Mining занимается не эффективностью процессов, а производительностью людей, заменяя человека с секундомером, стоящего за спиной работника.

Process Mining – замена привычных методов или дополнение к ним?

Конечно, Process Mining является дополнительным инструментом для более традиционных подходов к управлению качеством. Если ваши рабочие процессы не оцифрованы хотя бы на сорок процентов, то чуда не случится, и вы не узнаете ничего полезного. В этом случае вы можете продолжить использовать для анализа стандартные методы – опросы, замеры с секундомером и работу с разрозненной информацией, хранящейся в электронных таблицах.

Однако если вы уже инвестировали в цифровизацию своего предприятия, то ситуация меняется в корне. Обе технологии снимают ограничения на объем обрабатываемой информации. Вы можете загрузить данные и увидеть динамику происходящего на горизонте двух, трех или десяти лет, понять, как ваши инициативы влияли на эффективность процессов. В отличие от универсальных инструментов для бизнес-анализа (BI), функционал Process Mining сконцентрирован не на подсчете метрик, а на анализе хода процесса: как один или группа шагов из прошлого повлияли на шаги в настоящем.

Process Mining является инструментом, который помогает аналитикам увидеть больше нужной информации, точнее построить рекомендации к бизнес-процессам и защищать новые инициативы, опираясь на факты. Но важно понимать, что несмотря на все маркетинговые заверения на сайтах производителей, данной технологией нужно научиться правильно пользоваться. Так, делая проекты с 2016 года, мы лишь спустя пару лет перестали совершать методологические ошибки.

Хороший пример, иллюстрирующий важность наличия навыка работы с технологией, – анализ отклонений от эталона. В Process Mining есть такая возможность, и все заказчики, внедряющие инструмент самостоятельно, пытаются применить ее в первом же проекте. Однако пользы от этого получается немного: практически во всех процессах, которые достаточно сложны, есть ручные шаги и значительная вариативность. Половина редких вариаций в 99% случаев не отрисовывается в процессной модели, в отличие от ручных шагов. Поэтому на выходе инструмент показывает сотни отклонений, изобразив «капитана очевидность».

Более полезным является анализ ситуации «как есть» без связки с эталоном, но в соотнесении с финансовыми показателями работы компании. В данном случае все часто возникающие сценарии развития событий мы анализируем на соответствие решаемой задаче. Ищем ответ на вопрос – а нельзя ли по-другому? Или же, если было негативное влияние на KPI, пытаемся понять, как его можно было бы избежать


Читать полностью в файле.