Анализ и моделирование бизнес процессов

Моделирование бизнес-процессов позволяет наглядно изобразить выполнение операций компанией — схема работы понятна руководству, сотрудникам, внешним субъектам. Анализ же помогает найти способы оптимизации действий.

Введение

Формальное отображение и повышение прозрачности операций повышает качество товаров, снижает траты, улучшает взаимодействие с партнерами. Помогает переходу организации от интуитивного управления к управлению на основе данных.

Актуальность этих задач повышается, когда компания растет, внедряет новые информационные системы, сталкивается с проблемами снижения продуктивности, частых ошибок и жалоб клиентов.

Базовые понятия

Моделирование бизнес-процессов — это описание существующих в организации операций в виде графических, текстовых или табличных схем. Цель этого описания — наглядно отобразить, как и кем выполняется работа, кто несет за нее ответственность, какие ресурсы используются, какие выходы получаются. Посмотрев на текущее состояние («как есть») процедуры, легче найти зоны оптимизации и автоматизации, а также спланировать, «как должно быть».

Бизнес-моделирование — это более широкое понятие. Оно описывает логику работы компании в целом: что, кому и как она продает, как создает ценность, управляет ресурсами, взаимодействует с клиентами, откуда получает деньги. То есть бизнес-модель показывает, как устроена организация в целом, а модель бизнес-процессов — как выполняются конкретные операции внутри компании.

Анализ бизнес-процессов — это изучение операций для оценки их продуктивности, поиска проблемных мест и возможностей улучшения. Только анализ помогает найти реальные причины ошибок и задержек, определить приоритетные направления оптимизации, обосновать потребность в изменениях. Если компания не исследует свои процедуры, она рискует внедрить новшества, которые не принесут эффекта или даже ухудшат положение организации. Результаты анализа становятся базой для создания проекта модели «как должно быть» и принятия управленческих решений.

Методы и методологии моделирования бизнес-процессов

Чтобы сделать процедуры удобными для анализа, их нельзя описывать хаотично. Поэтому компании используют разные подходы:

• BPMN — одна из самых популярных нотаций, применяется во всем мире. Она позволяет отображать процессы от начала до конца с указанием ролей, порядка и условий действий. С помощью метода можно описывать как сложные, так и простые операции — схема в любом случае будет наглядной, однако правильно прочитать ее без обучения довольно непросто.
• IDEF0 — методология (нотация) функционального моделирования, которая описывает процедуры через функции, взаимосвязи между ними, их входы и выходы. Популярность IDEF0 постепенно снижается, поскольку методология менее эффективна для автоматизации. Тем не менее ее используют в бизнес-аналитике для моделирования, оптимизации и реинжиниринга (радикального преобразования) хода работ.
• EPC — методология (нотация), которая использует для описания процессов цепочки событий, запускающих или завершающих какую-либо функцию. Схема также отображает исполнителей, источники данных и позволяет создавать ветвление через логические операторы. Нотацию используют для детального описания процедур, так как можно показать все промежуточные состояния. У этой особенности есть обратная сторона: схемы могут получаться перегруженными.

Этапы анализа и построения модели

Вначале компания определяет цели моделирования процедур, например, снижение издержек или автоматизация. Также выделяются процессы, которые нужно исследовать: основные, вспомогательные или управленческие. Далее организации следуют этому алгоритму:

1. Сбор данных о процедуре. На этом этапе могут проводиться интервью с сотрудниками, изучение инструкций и данных из систем компании, наблюдение за фактическим выполнением операций. Собранная информация должна быть полной и достоверной.
2. Построение модели процесса в текущем состоянии. Для этого человек фиксирует порядок действий, логические связи между ними, участники и ответственные за операции, используемые ресурсы и данные, входы и выходы.
3. Анализ. Здесь аналитик определяет узкие места, дублирующие функции, лишние действия (те, что не добавляют ценности), причины проблем и ошибок. Проводится расчет показателей эффективности, а результаты сравниваются с целевыми или лучшими в отрасли.
4. Построение целевой модели. Цель этапа — устранить недочеты, выявленные в ходе анализа. Для этого исключаются неэффективные операции, меняются роли участников и ответственных лиц (иногда), упрощается схема действий в целом. Обратите внимание: целевая модель должна отвечать стратегическим целям бизнеса и учитывать его ограничения. Другими словами, она должна быть реалистичной.
5. Оценка эффективности. Суть этапа заключается в определении конкретных эффектов: повышение продуктивности, качества товаров, сокращение нагрузки на персонал и так далее. Здесь формулируется обоснование: зачем компании изменять ход действий. Также дается описание рисков и рассчитывается их вероятность.
6. Реализация целевой модели. Организация разрабатывает инструкции, обучает сотрудников, внедряет новые системы, непосредственно вносит запланированные изменения.

После внедрения организация мониторит показатели процедуры и корректирует модель, если нужно.

Преимущества анализа и моделирования бизнес-процессов для организации

Разберем конкретные плюсы анализа и моделирования процедур для компаний:

• Рост продуктивности. Организация может детально изучить, как именно выполняются операции: какие действия избыточны, а какие — полезны. Это помогает устранить узкие места и ускорить работу организации, повысить продуктивность сотрудников, оптимизировать потребление ресурсов.
• Сокращение статьи операционных трат. Происходит за счет исключения лишних этапов, дублирующих функций, ошибок, которые приводят к снижению качества.
• Цифровизация. Анализ и моделирование процессов — обязательный этап цифровой трансформации организации. Если неясно, как устроены операции, их невозможно эффективно механизировать.
• Повышение прозрачности. Модели помогают четко определить входы и выходы операций, ответственных за каждый этап, связи между процедурами, точки риска. Руководителям становится проще контролировать выполнение работ и принимать обоснованные решения.

Исследование бизнес-процессов создает основу для долгосрочного устойчивого развития организации, устраняет хаотичность действий, представляя деятельность компании в виде системы.

Типичные ошибки и вызовы + способы их избежать

• Неправильный выбор методологии (нотации). В этом случае модель будет иметь ограниченное применение, а также возрастает риск ошибок интерпретации. Чтобы корректно подобрать методологию, необходимо четко понимать цели создания модели и сохранять гибкость: в ряде случаев целесообразно комбинировать несколько подходов.
• Низкая вовлеченность сотрудников. Если персонал воспринимает изменения как формальность, инструмент усиления контроля или угрозу увольнения, добиться ожидаемых результатов будет сложно. Поэтому важно заранее обозначить цели моделирования, демонстрировать промежуточные эффекты и вовлекать сотрудников в описание процессов.
• Слишком высокая детализация. Перегруженные схемы с большим количеством элементов, разветвлений и условий теряют наглядность и становятся неудобными как для аналитиков, так и для других сотрудников. Оптимальное решение — декомпозировать процессы на подпроцессы и использовать комментарии вместо избыточного усложнения модели.

Заключение

Моделирование бизнес-процессов позволяет создать единую схему работы компании, которая далее ложится в основу анализа. Исследование схемы помогает найти способы улучшения выполнения процедур, что в результате дает измеримый эффект: например, повышение эффективности или автоматизация действий.

Главное — организация становится более управляемой, а руководство получает инструмент формирования долгосрочных преимуществ вместо простого реагирования на текущие проблемы.