Кадровый ЭДО

Цифровая трансформация бизнес-процессов охватывает большинство сфер деятельности компаний, включая кадровое делопроизводство. Переход на электронный документооборот (ЭДО) позволяет оптимизировать работу с документами, сократить время на их обработку, повысить безопасность хранения персональных и корпоративных данных. Однако у работодателей возникает множество вопросов: с чего начать, обязательно ли внедрять кадровый ЭДО, какие документы можно перевести в цифру, как соблюсти все требования законодательства. В статье разберём основные аспекты перехода, а также его преимущества и возможные сложности.

Понятие кадрового ЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это цифровая система управления кадровой документацией, включающая создание, подписание, хранение, обмен документами с использованием электронной подписи (ЭП). КЭДО заменяет традиционные бумажные процессы, автоматизирует HR-работу, обеспечивает юридическую значимость документов.

Основу системы составляет применение квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая придаёт документам юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи на бумажных носителях. В некоторых случаях могут использоваться неквалифицированная или простая электронная подпись — НЭП, ПЭП.

Внедрение КЭДО в России набирает обороты. Только за 2024 год было выдано порядка 5,1 млн сертификатов КЭП, а общее число пользователей электронной подписи в стране превысило 6,9 млн. Эти цифры наглядно демонстрируют масштабы цифровой трансформации кадрового документооборота. 

Законодательная база кадрового ЭДО

Правовая основа КЭДО в России непрерывно развивается. Государство активно поддерживает цифровизацию, но устанавливает чёткие правила работы с цифровыми документами.

Виртуальные кадровые документы равнозначны бумажным, если они:

• подписаны КЭП работодателя и, при необходимости, сотрудника;
• разработаны в рамках действующего российского законодательства.

Переход на КЭДО регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет виды ЭП, требования к их использованию, а также устанавливает юридическую силу цифровых документов.
• Трудовой кодекс Российской Федерации — ст. 312.1–312.5 регламентируют оформление трудовых отношений в компьютерной форме, закрепляют право работника на бумажный документ по требованию.
• Приказ Минтруда №578н от 20.09.2022 — определяет обязательный формат и состав электронных документов.

1 июня 2023 года был запущен пилотный проект Минцифры по цифровизации процессов электронного документооборота в отдельных органах государственной власти. Со 2 июня 2025 года эксперимент вышел на второй этап, который должен завершиться 30 июня 2026 года. Предполагается, что в результате будет актуализирована нормативная база, регулирующая виртуальное взаимодействие между госорганами. При этом в настоящее время в законодательстве России единый закон, регулирующий ЭДО, отсутствует. 

Для кого и когда кадровый ЭДО станет обязательным?

Эксперимент по внедрению электронных кадровых документов в госструктурах показывает, что КЭДО в скором времени может стать обязательным сначала для государственных органов, а затем и для бизнеса. По аналогичному сценарию развивался общий цифровой документооборот: сегодня компании обязаны сдавать часть отчётности в цифровом виде, работать через ЭДО с маркированными товарами.

Пока кадровый ЭДО остаётся добровольным, но ситуация может измениться в течение нескольких лет. Специалисты Ramax Group рекомендуют уже сейчас начать постепенный переход, чтобы выбрать оптимальное решение, настроить процессы, обучить сотрудников, адаптироваться к изменениям.

Какие документы входят в кадровый ЭДО

Кадровый виртуальный документооборот охватывает значительную часть HR-документации, но имеет некоторые ограничения.

В электронном формате можно оформлять основные кадровые документы:

• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• заявления сотрудников — например, на отпуск или увольнение;
• приказы — о приёме на работу, отпусках, командировках;
• табели учёта рабочего времени.

Эти документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приобретают полную юридическую силу.

Некоторые виды кадровой документации по-прежнему требуют бумажного оформления:

• приказы об увольнении сотрудников;
• акты о несчастных случаях на производстве, составленные по установленной форме;
• журналы регистрации инструктажей по охране труда.

В бумажном виде продолжают вестись трудовые книжки для работников, не перешедших на цифровой формат.

Преимущества внедрения кадрового ЭДО

Переход на электронный документооборот приносит организациям целый ряд существенных преимуществ.

• Значительно ускоряются процессы согласования, подписания документов. Операции, которые раньше занимали несколько дней, с ЭДО выполняются за считаные минуты.
• Практически исключается риск потери важных документов.
• Система поиска нужной информации становится намного проще, эффективнее.

Особую ценность представляет возможность интеграции сервиса с другими элементами корпоративной ИТ-инфраструктуры. Связь с системами учёта персонала, бухгалтерскими программами, другими бизнес-приложениями делает управление HR-процессами более прозрачным и простым.

Интеграция позволяет:

• автоматизировать рутинные операции;
• минимизировать человеческий фактор;
• существенно повысить общую производительность кадровой службы.

Разработанные решения в области электронного документооборота обеспечивают надёжное хранение персональных и корпоративных данных, разграничение прав доступа, возможность удалённой работы с документами. Последнее особенно актуально в условиях популяризации дистанционных форматов работы. Совокупность перечисленных факторов превращает КЭДО в удобный инструмент и стратегически важный элемент цифровой трансформации бизнес-процессов.

Переход на кадровый ЭДО: пошаговая инструкция

Существующие требования к документообороту и растущая нагрузка на HR-службы делают переход на цифровой сервис не просто трендом, а необходимостью для бизнеса. Однако внедрение виртуального документооборота требует профессионального подхода. Эксперты Ramax Group готовы предложить комплексное решение, адаптированное под специфику вашей компании.

Наши специалисты разрабатывают индивидуальный план перехода с учётом особенностей бизнес-процессов, существующей ИТ-инфраструктуры, требований законодательства.

Мы обеспечиваем:

• полное соответствие нормам по защите персональных данных;
• гибкую настройку уровней доступа для сотрудников;
• бесшовную интеграцию с вашими корпоративными системами.

Процесс внедрения состоит из семи этапов.

• Анализ и подготовка. Проводим аудит текущих кадровых процессов, определяем оптимальный состав электронных документов, подбираем решение, соответствующее масштабам конкретного бизнеса.
• Проектирование системы. Разрабатываем архитектуру ЭДО с учётом отраслевой специфики, потребностей разных департаментов компании.
• Организация интеграции. Настраиваем взаимодействие с учётными системами (1С, CRM, ERP) для автоматизации передачи данных.
• Разработка регламентов. Создаём внутренние нормативные документы, закрепляющие порядок работы с электронной кадровой документацией.
• Настройка и тестирование. Развёртываем систему в тестовом режиме, отрабатываем все бизнес-сценарии работы с документами.
• Опытная эксплуатация. Запускаем пилотный проект с ограниченным кругом пользователей для финальной проверки системы.
• Промышленная эксплуатация. Проводим полномасштабный ввод системы в работу с гарантированной поддержкой на всех этапах.

Ramax Group создаёт современную цифровую HR-экосистему бизнеса, позволяя сделать переход на КЭДО максимально гладким и эффективным.

Возможные сложности и пути их решения

Переход на КЭДО — важный шаг в цифровизации компании, однако он может сопровождаться определёнными сложностями.

Сопротивление сотрудников

Даже при полной готовности работодателя к внедрению электронного документооборота некоторые сотрудники могут сомневаться или отказываться от перехода на новый формат. Это естественная реакция на изменения, особенно если персонал привык к бумажным процессам.

Снизить сопротивление помогает постепенное внедрение наряду с прозрачной коммуникацией. Процесс начинается с информирования коллектива о преимуществах системы: удобстве удалённой работы, сокращении времени на подписание документов, повышенной безопасности. Проведение обучающих сессий, подготовка инструкций и видеоматериалов с возможностью обратной связи позволяет ускорить процесс адаптации к изменениям.

Риски потери данных, технические сбои

При работе с КЭДО нельзя исключать возможные сбои в работе системы, кибератаки, случайную утрату электронных документов. Однако важно понимать, что бумажные архивы также уязвимы: они могут быть повреждены, утеряны, украдены.

Современные системы КЭДО обеспечивают высокий уровень защиты данных. Они используют многоуровневое шифрование, регулярное резервное копирование, хранение информации на защищённых серверах, что минимизирует риски.

Финансовые риски

Внедрение КЭДО требует инвестиций: оплаты подписки на сервис, выпуска электронных подписей, обучения сотрудников. Для крупных компаний с большим штатом расходы могут быть ощутимыми, однако, как правило, быстро окупаются.

Компании, которые уже перешли на КЭДО, отмечают снижение затрат наряду с повышением эффективности HR-процессов.

Автоматизация помогает:

• сократить расходы на бумагу, печать, доставку, хранение документов;
• снизить нагрузку на HR-службу, сократить штат или перераспределить персонал между другими задачами.

Грамотный подход позволяет решить любые сложности при внедрении КЭДО. Поэтапная интеграция, обучение сотрудников, выбор надёжной платформы, предварительный расчёт экономического эффекта — факторы, которые необходимы, чтобы в полной мере реализовать преимущества цифровой трансформации кадровых процессов.